Nhu cầu thành lập văn phòng đại diện là vấn đề mà các doanh nghiệp khi muốn mở rộng quy mô sản xuất cũng như địa bàn hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng nắm được thủ tục mở văn phòng đại diện cũng như các đặc điểm pháp lý của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành về việc thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ sau:
Bản sao có chứng thực Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
Bản sao có chứng thực chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân. Nếu chứng minh thư mờ số mà chưa có thẻ căn cước hoặc hộ chiếu có thể cung cấp hộ khẩu gia đình để làm rõ số chứng minh nhân dân.
Giấy tờ chứng minh đối với những địa điểm là tầng trệt của các chung cư được quyền đăng ký thành lập.
Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn (Kèm giấy giới thiệu của công ty nhận tư vấn trực tiếp đi nộp hồ sơ)
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
* Thông báo lập Văn phòng đại diện (Phụ lục II-11 – Thông báo về việc đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp; Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế hoặc Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Thông tin của Văn phòng đại diện dự định thành lập bao gồm:
Tên văn phòng đại diện dự định thành lập: Tên Văn phòng đại diện bằng tiếng Việt; Tên Văn phòng đại diện bằng tiếng nước ngoài; Tên văn phòng đại diện viết tắt.
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện ghĩ rõ các nội dung thông tin sau:Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/xóm/ấp/thôn, Xã/Phường/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh, Tỉnh/Thành phố. Thông tin về số điện thoại, Email, Website, Fax.
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;
Thông tin người đứng đầu Văn phòng đại diện: Họ, tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; và Chức danh của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Thông tin đăng ký thế, bao gồm: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và Nội dung hoạt động chính của Văn phòng đại diện
Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
* Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng đại diện như đối với Thông báo thành lập Văn phòng đại diện nêu trên.
* Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện.
* Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập Văn phòng đại diện như đối với Thông báo thành lập Văn phòng đại diện nêu trên.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
Nộp bản giấy tại một cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Hồ sơ được lập thành 01 bộ kèm, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận một của. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.
Sau 03 ngày làm việc hồ sơ hợp lệ chuyên viên sẽ trình trưởng phòng ký và trả kết quả cho doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ hồ sơ ra thông báo để doanh nghiệp sửa đổi bổ sung lấy căn cứ thẩm xét tiếp.
Nộp hồ sơ qua công thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới định dạng được quy định (PDF, JPG). Sau đó nộp hồ sơ thông qua tài khoản được Sở kế hoạch đầu tư cấp.
Hồ sơ hợp lệ hệ thống sẽ trả về tài khoản thông báo hồ sơ hợp lệ doanh nghiệp in thông báo kèm bản cứng hồ sơ để chuyên viên trình trưởng phòng ký Giấy phép trả kết quả cho doanh nghiệp.
Hồ sơ chưa hợp lệ hệ thống gửi thông báo về tài khoản đã nộp hồ sơ, có đầy đủ các thông tin yêu cầu sửa đổi. Doanh nghiệp sửa đổi, nộp bổ sung hồ sơ để chuyên viên có cơ sở thẩm xét tiếp.
Chú ý: Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện doanh ngiệp thực hiện việc kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế. Mức thuế áp dụng cho văn phòng đại diện là: 1.000.000 VNĐ/01 năm. Nhiều doanh nghiệp không biết đã không thực hiện kê khai và phải nộp phạt.
DỊCH VỤ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI MD LAW
Luật Việt Tín tự hào là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng thành lập văn phòng đại diện trên toàn quốc cũng như các thủ tục pháp lý khác của doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ:
Tư vấn về các quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
Phân tích, so sánh, đánh giá ưu điểm, nhược điểm của văn phòng đại diện với các loại hình đơn vị phụ thuộc khác;
Tư vấn trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.
Soạn thảo hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu liên quan đến thủ tục đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.
Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện.
Thực hiện việc khắc Con dấu Văn phòng đại diện và Thông báo sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp trên Công thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Nếu khách yêu cầu).
Hướng dẫn khách tiến hành nộp tờ khai lệ phí môn bài đối với Văn phòng đại diện và hỗ trợ Quý khách hàng nộp thuế môn bài cho Văn phòng đại diện.
Tư vấn các nội dung khác liên quan đến quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện.
Quý khách hàng có thắc mắc gì vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI
VĂN PHÒNG CÔNG TY